Política de tratamiento de datos personales

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contacto@vvsurveytech.com

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+57 323 907 1366

Qué datos recogemos

• En los formularios de contacto, cotización y solicitud: nombre, correo, teléfono o WhatsApp, empresa y lo que usted nos cuente de su proyecto, como ubicación, fechas y requisitos técnicos.
• En su cuenta del portal de clientes: nombre o razón social, tipo y número de documento, correo, celular, dirección y ciudad de facturación, su contraseña guardada solo de forma cifrada (nunca en texto), sus licencias de AVVANT con el código de equipo que usted nos envía, sus compras y su estado, las solicitudes de soporte con sus mensajes y archivos adjuntos, las solicitudes de traslado de licencia y sus preferencias de avisos. Para mantener abierta su sesión guardamos el tipo de navegador y la fecha de uso, sin su dirección IP.
• En los pagos en línea: el pago lo procesa Wompi. Nosotros recibimos la referencia, el valor, el método y el estado del pago; no recibimos ni guardamos los datos de su tarjeta o de su cuenta bancaria.
• En la app AVVANT Fields: para su cuenta, su correo, nombre, cargo y empresa; el código de cada teléfono con el que entra, que sale de una llave creada en ese teléfono; la fecha de su autorización con un resumen cifrado de la dirección IP desde la que la dio; y si aceptó o no recibir novedades. Los trabajos de campo (fichas, fotografías, libretas y hojas GNSS) se guardan en el teléfono y solo salen de él cuando usted los envía o los comparte.
• Si una oficina lo invita como operador de campo: el correo con el que la oficina lo invitó, su nombre, la fecha en que aceptó, los planes de vuelo que la oficina le envía y su estado, y los resultados de los vuelos que usted hace con esos planes (fotos tomadas, recorrido del dron, hora de inicio y fin, interrupciones y modelo del dron).
• Si una oficina lo marca como líder de comisión (actas de campo y SmartCaja): las actas que usted sella y envía, con su número, tipo, proyecto, lugar, fechas y la ubicación aproximada del teléfono; las comisiones, los gastos y las legalizaciones que registra, con la foto o el PDF de cada soporte, el proveedor y su NIT o documento, el número de la factura y su CUFE, el valor y la forma de pago; y la llave pública de sello de su teléfono con la fecha y la huella de cada sello. La llave privada de sello no sale de su teléfono.
• En los reportes diarios de comisión que envía como líder: la fecha y las horas de la jornada, el frente de trabajo, el personal de la comisión con su cargo y sus horas, los equipos con su número de serie y el vehículo con su placa y su kilometraje, las actividades con sus cantidades, el clima, las novedades (por ejemplo un incidente, un permiso negado o una interrupción, con las horas perdidas), las observaciones y las fotos de la jornada con su hora y la ubicación aproximada del teléfono. La oficina puede guardar en el portal el inventario de sus equipos y vehículos para que usted los elija.
• De otras personas, en las actas y los gastos que recibe una oficina: de los asistentes a un acta (vecinos, propietarios u ocupantes, interventoría, cliente, contratistas), su nombre, tipo y número de documento, entidad, calidad en que asisten, teléfono y correo si los dan, su firma en pantalla con la hora y la autorización que marcan ellos mismos, y las fotografías de los predios y de los puntos; de quien recibe un pago sin factura, su nombre, tipo y número de documento, su autorización y su firma en pantalla; y de quien aprueba en la oficina un gasto sin soporte, su nombre, su cédula y su firma en pantalla. Quien no autoriza el tratamiento de sus datos queda en el acta solo con su calidad y su entidad. En los reportes diarios, del personal de la comisión, su nombre, su cargo y sus horas de trabajo; y las personas que aparezcan en las fotos de la jornada (la app le pide al líder evitar fotografiar a quien no pertenece a la comisión).
• En AVVANT Cloud, si usted publica un recorrido virtual desde AVVANT: las fotos 360°, las panorámicas de escáner, los planos, los textos, los enlaces y los documentos que usted decide publicar, con el nombre del recorrido, el equipo desde el que lo publicó, las fechas y, si le pone una, la contraseña del enlace, guardada solo de forma cifrada. Si su logo aparece en sus recorridos, también el logo y el nombre que lo acompaña. Usted decide qué publica: si las imágenes muestran personas, placas de vehículos o documentos, usted debe contar con la autorización de esas personas o difuminarlos antes de publicar.
• Si usted visita un recorrido publicado en AVVANT Cloud: la red de Amazon Web Services (CloudFront) registra cada solicitud. Configuramos esos registros sin su dirección IP: solo la fecha y la hora, el archivo pedido, el resultado y su tamaño. Con ellos contamos las visitas y el tráfico de cada recorrido por día; no guardamos su dirección IP, cookies de seguimiento ni un identificador de su visita. Los registros se borran al sumarlos y, si alguno queda, a los 14 días.
• Al navegar: el servidor registra la dirección IP, la fecha, la página visitada y el tipo de navegador. Estos registros se usan para seguridad y se borran después de unas dos semanas.
• En la página de AVVANT: si usted lo acepta, contamos qué secciones se visitan, sin dirección IP, correo ni identificador de la visita.

No pedimos datos sensibles y no recogemos a sabiendas datos de menores de edad.

Para qué los usamos

• Responder su solicitud, prepararle una cotización y hacerle seguimiento.
• Gestionar su cuenta, sus compras y sus licencias de AVVANT, emitir la factura electrónica, darle soporte y avisarle de vencimientos y novedades de su cuenta.
• Crear y administrar su cuenta de AVVANT Fields, enviarle los códigos de ingreso y proteger la cuenta (límites de intentos y de envío de códigos).
• Permitir que una oficina que usted aceptó le envíe planes de vuelo y reciba los resultados de esos vuelos.
• Publicar en AVVANT Cloud los recorridos que usted decide publicar y mostrarlos a quien tenga el enlace (y la contraseña, si usted la puso); contar su tráfico para aplicar los topes de uso razonable de su nivel de AVVANT Tour y, en los niveles Profesional y Empresa, mostrarle las visitas por día.
• Contactarlo por correo, teléfono o WhatsApp sobre su solicitud, su cuenta o sus licencias.
• Enviarle novedades y ofertas de AVVANT por correo, solo si lo aceptó. Puede cambiarlo cuando quiera en la app (Cuenta › Novedades de AVVANT por correo) o en su cuenta del portal.
• Proteger el sitio, el portal y las cuentas, y resolver fallas.

No lo inscribimos en campañas comerciales sin su autorización expresa y no vendemos sus datos.

Qué ve una oficina de sus operadores

Si usted acepta la invitación de una oficina en AVVANT Fields, esa oficina ve el correo con el que lo invitó, su nombre, la fecha en que aceptó, el estado de los planes que le envía y los resultados de los vuelos hechos con ellos. No ve sus otros trabajos de campo ni los de otras oficinas. Usted puede salir de una oficina en la app (Cuenta › Oficinas que lo invitaron).

Actas de campo, SmartCaja y reportes diarios: la oficina es la responsable

La oficina que usa las actas de campo, SmartCaja y los reportes diarios es la responsable del tratamiento de los datos de las personas que aparecen en sus actas, en sus gastos y en sus reportes (también los de su propio personal): decide para qué se recogen, les pide la autorización en el teléfono de su líder, les entrega copia y atiende sus derechos. VV Survey Tech guarda esa información por cuenta de la oficina, como encargado del tratamiento: no la usa para otra cosa, no la vende ni la comparte, y solo la consulta para darle soporte técnico a la oficina cuando ella lo pide. Si usted aparece en un acta o en un recibo, escriba a la oficina para conocer, corregir o suprimir sus datos; si nos escribe a nosotros, le trasladamos la solicitud.

Los archivos de la gestión de campo (fotos y PDF de soportes, actas, recibos, legalizaciones, comprobantes y fotos de los reportes diarios) se guardan en el servidor del portal, cifrados con una llave propia de cada archivo; el contenido de cada reporte diario (con los nombres del personal y las descripciones de las novedades) también se guarda cifrado. Los ven solo el titular de la oficina y los colaboradores a quienes él les dio permiso, con su sesión del portal. Si la oficina conecta su propio SharePoint, la copia que se haga allí queda bajo las condiciones de su cuenta de Microsoft 365.

Quién ve un recorrido publicado

Un recorrido publicado en AVVANT Cloud lo ve cualquier persona que tenga su enlace, también si se incrusta en otro sitio web; si usted le puso contraseña, solo quien la escriba. Quien publica ve en su cuenta cuántas visitas tuvo cada recorrido por día, nunca quién lo visitó.

Con quién los compartimos

Solo con proveedores que necesitamos para operar y que tratan los datos por encargo nuestro. Algunos los procesan fuera de Colombia:

• El proveedor de alojamiento del servidor donde funcionan este sitio, el portal, las cuentas de AVVANT Fields y los archivos de las actas de campo y de SmartCaja.
• Microsoft (SharePoint), solo si una oficina conecta su propia cuenta de Microsoft 365 para copiar allí sus expedientes.
• Amazon Web Services (AWS), que guarda los archivos de los recorridos publicados en AVVANT Cloud (Amazon S3, en Estados Unidos) y los entrega a los visitantes desde su red de distribución (Amazon CloudFront).
• Wompi, que procesa los pagos en línea; el pago se rige también por sus condiciones.
• Microsoft, que presta nuestro servicio de correo.
• Resend, que envía los avisos de cada solicitud a nuestro equipo y los correos de su cuenta: códigos de ingreso de AVVANT Fields, confirmaciones, avisos de soporte y de vencimiento.
• Google, que entrega las tipografías del sitio; al cargar la página, su navegador se conecta a Google y le comunica su dirección IP.
• WhatsApp (Meta), si usted decide escribirnos por ese canal; ese mensaje se rige también por las condiciones de WhatsApp.

También entregamos datos a una autoridad cuando la ley nos lo exige.

Sus derechos

Como titular de los datos usted puede:

• Conocer, actualizar y corregir sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos dio.
• Preguntar cómo hemos usado sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que eliminemos sus datos, salvo que una norma o un contrato nos obligue a conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber acudido a nosotros.
• Acceder gratis a sus datos.

Cómo ejercerlos

Escríbanos a contacto@vvsurveytech.com con su nombre, el correo o teléfono que usó y lo que necesita.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles. Si necesitamos más tiempo, le avisamos el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, eliminación o revocación): respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlos. Si necesitamos más tiempo, le avisamos el motivo y la nueva fecha, que no pasará de 8 días hábiles adicionales.

También puede hacerlo usted mismo:

• En su cuenta del portal (Seguridad y privacidad): corregir sus datos, descargar una copia de sus datos y pedir la eliminación de la cuenta. Las licencias, compras y facturas se conservan el tiempo que exige la ley.
• Su cuenta de AVVANT Fields la borra en la app (Cuenta › Borrar cuenta) o en vvsurveytech.com/campo/borrar-cuenta. En ambos casos le enviamos un código a su correo para confirmar que es usted.

El marco legal es la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos sus datos mientras sean necesarios para atender su solicitud, mantener su cuenta y sus licencias y hacerle seguimiento, o hasta que nos pida eliminarlos, salvo que una norma nos obligue a guardarlos por más tiempo (por ejemplo, los datos de facturación). Además:

• La cuenta de AVVANT Fields se conserva hasta que usted la borre. Los códigos de ingreso vencen a los 10 minutos y los registros de control de intentos se borran al vencer su plazo.
• Planes de vuelo y sus resultados: solo se pueden ver, enviar y recuperar mientras la oficina tenga una licencia de AVVANT vigente. Si pasan 3 meses seguidos sin licencia vigente, se eliminan. La oficina recibe un aviso por correo a los 60 y a los 85 días.
• Actas de campo, gastos de SmartCaja y reportes diarios: solo se ven, se reciben y se descargan mientras la oficina tiene la gestión de campo incluida (con una compra de AVVANT de un mes o más). Si pasan 3 meses seguidos sin ella, se eliminan con sus archivos y con el inventario de equipos y vehículos; antes avisamos a la oficina por correo a los 60 y a los 85 días para que descargue sus expedientes. Conservar los soportes contables el tiempo que exige la ley es obligación de la oficina. Los archivos que no quedan en un acta, un gasto o una legalización se borran a las 24 horas. En el teléfono, lo capturado queda hasta que el líder lo borra.
• Recorridos publicados en AVVANT Cloud: están en línea mientras usted tenga una licencia de AVVANT Tour vigente. Sin ella quedan fuera de línea; si pasan 3 meses seguidos sin licencia vigente, se eliminan con sus archivos y sus enlaces dejan de funcionar. Le avisamos por correo el día en que quedan fuera de línea y a los 60 y a los 85 días. Si usted borra un recorrido, sus archivos se eliminan en el momento; los que reemplaza una actualización, a los 2 días. Las cuentas de visitas y tráfico por día se conservan mientras exista su cuenta.
• Las copias de seguridad cifradas se reemplazan solas en unos 30 días, así que un dato eliminado puede permanecer en ellas durante ese plazo.

Cómo los protegemos

El sitio funciona con conexión cifrada, las contraseñas se guardan cifradas, el acceso a la información está restringido y las copias de seguridad se guardan cifradas. Ninguna medida elimina todo el riesgo; si ocurre un incidente que afecte sus datos, actuaremos según lo que exige la ley.

Cookies

Este sitio no usa cookies de publicidad ni de analítica. El portal de clientes usa una cookie esencial para mantener abierta su sesión; se borra al cerrar la sesión o al vencer. Los recorridos con contraseña de AVVANT Cloud guardan en el navegador del visitante una cookie de acceso a ese recorrido, que dura 12 horas y no se usa para nada más.

Cambios a esta política

Si cambia algo importante, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha.